CUANDO LOS MUROS CAEN. OFICINAS

La tendencia hacia diseñar oficinas abiertas y sin espacios parece imparable. Aunque este concepto es antiguo, (las praderas de oficinas nacieron en los años 50 en Alemania y se implantaron poco después en EE.UU. con la versión mixta de los cubículos), en los últimos años y bajo el impulso de los gigantes de Silicon Valley (Google, Yahoo, Facebook…..), se ha convertido casi en el paradigma de empresa moderna, creativa e innovadora que favorece los ambientes de trabajo colaborativo.

Las oficinas de Monsieur Hulot

Monsieur Hulot intenta orientarse en un laberinto de oficinas donde se pierde dando zancadas de un cubo de cristal a otro, completamente desorientado. En su genial película “Playtime” veíamos lo absurdos que llegan a ser algunos interiores mientras los oficinistas amargados y circunspectos de aquel ministerio infinito cumplían sin chistar.

La sátira viene a cuento de la polémica que ahora mismo ocupa a los expertos en diseño de “workplaces” ,entre la necesidad de proyectar oficinas abiertas para favorecer la comunicación, y la no menos imperiosa exigencia de proporcionar rincones de intimidad para una conversación, una reunión o un simple momento de relax.

El cine es una magnífica fuente de información en cuanto a la configuración de los espacios de trabajo a través del tiempo. La historia del séptimo arte documenta perfectamente la evolución que han sufrido durante las últimas décadas mostrando el aspecto que tenían, pero también, de forma involuntaria, la ideología que hay detrás de los escenarios de trabajo.

Desde el “open space” abiertamente explotador donde trabajaba Lemmon Baxter en The apartment de 1960 hasta la caótica y espídica superoficina de los brokers enloquecidos de The Wolf of Wall Street, pasando por los pulcros escenarios magníficamente recreados de Madison Avenue y sus agencias de publicidad en la serie Mad Men, podemos encontrar ejemplos innumerables. Detrás de un “workplace” hay una forma de entender el trabajo y la relación entre éste, las personas y su entorno.

Las actuales teorías sobre eficiencia de los entornos laborales prueban que un espacio cómodo, saludable, estimulante y socializador, incrementa la tonificación de las personas y ello redunda en un mayor compromiso con su empresa. Existe una relación comprobada entre bienestar e innovación en las empresas, de forma que la felicidad de los trabajadores se ha convertido en una prioridad para los workplace designers.

Cada vez más compañías optan por las oficinas abiertas como forma de organizar los espacios de trabajo. Sus defensores aseguran que estas favorecen la agilidad y la comunicación dentro de las corporaciones. Sin embargo, no todo son ventajas. Estudios en los que se han realizado entrevistas tanto a directivos como a empleados, revela que este sistema de organización va en detrimento de la productividad y la satisfacción laboral de los empleados.

Uno de los puntos a favor de las oficinas abiertas era que facilitaba la colaboración entre compañeros, sin embargo, en la mayoría de las ocasiones no se obtiene el máximo rendimiento posible de esta forma de organización. El mencionado estudio hace hincapié en que para ello no basta con un espacio sin muros. Los espacios de oficina abierta pueden permitir un ahorro general de costes, pero repercuten negativamente en nuestra productividad y bienestar”.

El futuro necesita generar entornos que fomenten el bienestar del empleado, también denominados “wellness”, que se caracterizan por tener algo en común: priorizan los espacios abiertos y colaborativos, a la vez que minimizan las mesas asignadas a una sola persona. ¿La razón? Potencian las labores en equipo, además de fomentar la camaradería y las metas conjuntas. Todo ello redunda en menores tasas de estrés y mejores niveles de satisfacción, ayudando a la salud mental.

Probablemente, la opción de las oficinas abiertas no es la mejor para todo tipo de empresas y en todo tipo de sectores, pero pueden ser un modelo muy interesante con indudables ventajas. Para sacarle el máximo partido, sugeriría tener en cuenta algunos aspectos:

Debe orientarse para conseguir también una oficina sin papeles, de manera que el trabajo se pueda desarrollar en cualquier lugar y, por tanto, posibilitando la eliminación de los sitios fijos.
Que la oficina abierta sea para todos, incluyendo los altos cargos de la empresa, de manera que no se generen empleados de primera y de segunda.
Se deben reservar espacios para las tareas que requieren privacidad, como reuniones o determinadas conversaciones, utilizables por el que los necesite en cada momento.
Es necesario propiciar áreas para el descanso a la que puedan recurrir para romper la rutina. Los más creativos incluyen juegos de billar o de ping-pong, que además de ayudar a despejar la mente fomentan los lazos afectivos en el equipo.

La nueva expresión de moda es “trabajar en función de la actividad”. Esto implica proporcionar a la gente una amplia variedad de espacios en los que trabajar, reconociendo que no hay un modelo universal en lo que se refiere al diseño de oficinas.

Este tipo de oficinas empiezan a denominarse “segmentadas” y, a menudo, tienen un espacio abierto para incentivar la colaboración y el trabajo en equipo, pero incluyen además espacios adicionales como cubículos privados, salas de proyección informales con pantallas y tableros e, incluso, jardines en el ático y áreas libres de móviles.

Desde el informe “Health, wellbeing and productivity in offices: The next chapter for green building” se señala que existe una serie de factores —desde la calidad del aire y la iluminación, hasta las vistas y la distribución interior— que pueden influir en el comportamiento de sus usuarios en una oficina. El último de los factores Diseño activo y ejercicio, es el que más nos llama la atención a los diseñadores de estos espacios, ya que rompe con el estereotipo de la silla y el escritorio tan estandarizado como símbolo del trabajo.

Aunque algunos diseñadores intentaron suavizar este panorama, la silla y el escritorio permanecieron como punto de partida del diseño de la oficina contemporánea.

“Las barreras mentales, por lo general perviven por más tiempo que las de hormigón”

Willy Brandt, político alemán

¿Podemos imaginar un nuevo tipo de ambiente de oficina que rompe la pasividad de sentarse y anima a la gente a alternar posiciones físicas? En lugar de actualizar la silla, todo el paisaje de la oficina necesita ser reconsiderado. Una conciencia explícita de los riesgos para la salud de sentarse demasiadas horas seguidas no es suficiente para superar el irresistible confort de la silla.

La palabra “affordance”, utilizada en psicología cognitiva, expresa el atractivo y valor que los objetos ofrecen a las personas, las posibilidades de acción que proporciona el entorno.

¿Cómo sería el mundo si estuviéramos libres del hábito de sentarnos, si pudiéramos trabajar con formatos físicos más variados y saludables? tenemos que explorar nuevas formas de pensar el trabajo. Modelos espaciales reales para experimentar nuevas perspectivas de futuro. Todo empieza con un cambio DE POSTURA.

En este sentido, los Millennials encuentran la productividad fuera del escritorio tradicional, en lugares como cafés o salas de descanso, con sillones y asientos cómodos. Y la tecnología movible hace que puedan trabajar desde cualquier lado, facilitando la comunicación y permitiendo a la vez el desarrollo de su espíritu menos atado a las cuatro paredes.

Las nuevas oficinas, según esto, priorizan los espacios para las zonas de trabajo común. Distribuyen estas zonas cerca del perímetro mejor iluminado, el mismo que antes se dejaba para los directivos (a mayor estatus, planta más alta y despacho esquinero con vistas) y deslocalizan los espacios de reunión o de concentración, e incluso los de dirección, a las zonas centrales de la planta. Un proceso de democratización de la luz, las vistas y la energía que todo ello proporciona con vistas a fidelizar a los trabajadores, atraer el talento y mejorar el compromiso con el proyecto de la compañía.

Espacios de trabajo agradables y bien iluminados alternados con zonas de reunión o de relax informal, volúmenes aislados para concentrarse, coffee corners y áreas sociales configuran un workplace radicalmente diferente. Hasta Monsieur Hulot se sentiría a gusto en un sitio así.